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Appui à l'incorporation

Cette section fournit quelques notions générales ainsi que les étapes à suivre pour l'incorporation d'une société en Colombie-Britannique. Elle a été préparée pour les associations de parents qui désirent s’incorporer.

Qu’est-ce que l'incorporation ?

Lorsqu’un groupe de personnes qui ont des intérêts communs s’incorpore, il devient une société incorporée, c’est-à-dire une entité légale. Cette société, régie par la Loi sur les sociétés « Society Act » de la Colombie-Britannique, a tous les pouvoirs d’un individu et existe par elle-même, séparée et distincte des individus qui la composent.

C'est une organisation sans but lucratif et l'argent qu’elle obtient doit servir exclusivement à l'atteinte de ses objectifs. Elle ne devient pas automatiquement un organisme de bienfaisance. Une fois qu’une association est incorporée dans sa province, ses membres peuvent décider de l’enregistrer comme organisme de bienfaisance. Cette démarche se fait auprès de l'Agence du revenu du Canada et l’association doit répondre à certaines conditions.

Avantages et désavantages de l’incorporation

Les avantages

  • Existence perpétuelle, qui ne dépend pas de l'existence d'une personne. La société existera tant qu'elle répond aux exigences de la « Society Act ».
  • Une société peut s’engager par contrat sous son nom incorporé, son nom légal.
  • Les membres d'une société, dans la plupart des cas, ne sont pas personnellement responsables des dettes encourues par la société.
  • Plusieurs bailleurs de fonds exigent que les demandeurs soient incorporés.
  • En tant que société incorporée, une APÉ peut obtenir un permis pour gérer un service de garde et une prématernelle.

Les désavantages

  • Le processus d’incorporation demande un engagement du groupe et un minimum de ressources en termes de personnes, de temps, de finances et de connaissances.
  • Une fois incorporé, un groupe doit s’acquitter d’un minimum d’obligations telles que le préparation de bilans financiers, du rapport annuel et de la tenue de l’assemblée générale annuelle afin de maintenir son statut.

 

Cinq étapes pour l’incorporation

À noter que l’information et les formulaires sont disponibles en anglais seulement et que vous devez soumettre toute votre documentation en anglais.

  1. Choisir et réserver un nom
  2. Préparer les statuts et règlements  
  3. Signer les statuts et règlements
  4. Préparer la liste des membres fondateurs
  5. Préparer un avis d'adresse de la société

1. Choisir et réserver un nom

La première étape consiste à s'assurer que le nom que vous désirez pour votre société est disponible. Sur le formulaire de réservation de nom (voir la page Request Name Approval and Reservation), vous pouvez proposer jusqu’à trois noms pour votre société. Il est préférable de soumettre le nombre maximum de noms puisque des frais de 30 $ sont exigés pour chaque requête.

On peut effectuer une réservation de nom de 4 façons:

  • Il est possible de soumettre une demande en ligne (moyennant un paiement de 31.58 $ par carte de crédit) en visitant le site BC Registry Services.
  • On peut aussi télécharger le formulaire de réservation de nom dont le lien apparaît en bas de page, et l'envoyer par voie postale accompagné d'un chèque ou d'un mandat-poste.
  • On peut également se présenter au bureau local d'un agent du gouvernement qui fournira le formulaire et acheminera la demande au bureau du régistraire.  Des frais supplémentaires peuvent être exigés dans certains bureaux.  Pour trouver le bureau le plus près, ainsi que les frais exigés, consultez le site www.servicebc.gov.bc.ca/locations/.
  • Enfin, on peut soumettre sa demande en se rendant à un kiosque Onestop (Onestop Business Registry).  Pour trouver le kiosque le plus près de chez vous, visitez le site www.bcbusinessregistry.ca/sites.htm .

La réservation de votre nom est valide pour une période de 56 jours.  Il faut donc procéder assez rapidement aux prochaines étapes une fois que la confirmation du nom de société a été reçue.

Pour plus d’information, consultez le site BC Registry Services ou composez le 250-356-2893 ou 604-775-1044 (Grand Vancouver).

2. Préparer les statuts et règlements

La loi sur les sociétés (« Society Act ») exige que vous ayiez des statuts et des règlements (voir en bas de page un exemple de Statuts et règlements pour une association de parents d'élèves).

Les statuts

Les statuts, ce qu’on appelle « constitution » en anglais, doit contenir l’information suivante :

  • Le nom de la société;
  • La raison d’être de la société. Il s’agit d’un énoncé requis par la Loi sur les sociétés qui explique pourquoi la société existe et ses buts. Pour en savoir plus, consultez la Section 3 de la « Society Act ».

Les règlements

Les règlements (bylaws) doivent établir les règles de conduite de la société. Voici ce qui doit, entre autres, se retrouver dans les règlements :

  • Les critères d’admissibilité des membres, leurs droits et responsabilités et dans quelles circonstances ils ne sont plus membres en règle;
  • La procédure pour convoquer une assemblée générale;
  • Les droits de vote à l’assemblée générale;
  • L’élection aux postes du conseil d’administration, les responsabilités et pouvoirs;
  • La façon de prendre et de conserver les notes lors des rencontres de la société et de son conseil d’administration.

La loi a prévu trois différentes façons de mettre en place vos statuts et règlements. Ils doivent être dactylographiés sur du papier format lettre, soit de 8 ½ par 11 pouces. Vous devez ensuite choisir un des trois modèles prévus par la loi. Il s’agit des formulaires « Form 1 » ou « Form 2 » ou « Form 3 », qui se retrouvent dans le document Information for Incorporation of a British Columbia Society (voir fichiers joints en bas de page) et sur le site BC Registry Services.

Formulaire « FORM 1 »

C’est la méthode la plus simple et la plus facile pour mettre en place vos statuts et règlements. Elle vous permet d’adopter des règlements qui sont écrits dans la loi.

Lorsque vous utilisez ce formulaire, les seuls renseignements à fournir sont le nom de votre société et ses buts ainsi qu'un énoncé (sous la partie Bylaws) précisant que vos règlements sont ceux prévu par la loi : « The bylaws of the society are those set out in Schedule B to the Society Act » (Se référer à l'appendice D du document).

Il n'est pas nécessaire d'envoyer ces règlements avec votre formulaire parce que l'énoncé en anglais suffit.

Formulaire « FORM 2 »

Cette méthode vous permet d’adopter les statuts et règlements tels que formulés dans la partie « Schedule B » (se référer à l'appendice D) du « Society Act », tout en vous laissant la possibilité d'apporter certains changements (ajouts, retraits, etc.).  Vous devez indiquer « Form 2 » et suivre l’ordre des chiffres et des lettres tel qu’il apparaît dans le document « Schedule B » (se référer à l'appendice D).

Les changements apportés doivent respecter la loi, plus spécifiquement la Section 6 (1) (se référer à l'appendice C). Tout comme pour le formulaire (Form 1), il n'est pas nécessaire d'envoyer les règlements mais seulement le formulaire complété.

Formulaire « FORM 3 »

Cette méthode est un peu plus complexe et st utilisée lorsqu’une société désire rédiger ses propres règlements. Lorsque ce formulaire est utilisé, la société doit s’assurer que les règlements sont complets et qu'ils respectent l’intention de la Section 6 (1) (se référer à l'appendice C) de la loi.


3. Signer les statuts et règlements

Les statuts et règlements que vous soumettez en utilisant un des trois formulaires, doivent être signés par cinq personnes. Vous devez inscrire la date à laquelle elles ont signées, leur nom au complet ainsi que leur adresse. Vous aurez besoin de témoins pour les signataires.


4. Préparer la liste des membres fondateurs

Complétez le formulaire « Form 4 ». Les noms complets ainsi que les adresses complètes des résidences des membres fondateurs doivent être inscrits sur le formulaire. L’adresse doit être une adresse physique. Vous pouvez aussi inclure une adresse de livraison générale, casier postal, route rurale, numéro de site dans l’adresse. Cependant le registraire ne peut accepter cette information comme une adresse complète. Vous devez aussi indiquer le code postal.


5. Préparer un avis d’adresse de la société

Compléter le formulaire « Form 5 ». La section 10 de la loi exige que chaque société ait une adresse civile en Colombie-Britannique. Les avis, communications et tout autre document seront envoyés à cette adresse. Les critères requis pour une adresse valide sont les mêmes que ceux décrits à l’étape précédente.

Coût et envoi

Les documents remis au gouvernement doivent être écrits en anglais et dactylographiés. Vous devez envoyer le document en 2 exemplaires, l’original et une copie. N'oubliez pas d'en conserver une copie.

Le coût de l'incorporation est de 100$ et est payable, par chèque ou par mandat-poste, fait au nom suivant:  Minister of Finance. Les documents doivent être envoyés au bureau du registraire:

Registrar of Companies
P O Box 9431 Stn Prov Govt
Victoria, B.C. V8W 9V3

Il faut compter une dizaine de jours ouvrables avant de recevoir votre certification d'incorporation. Pour plus d’information, composez le 250-356-8673 ou le 604-775-1046.

Ressources

Chaque membre du conseil d’administration devrait avoir une copie du « Society Act », la Loi sur les sociétés, et bien en connaître le contenu.

Pour consulter le texte de loi, visitez le site de Queen's Printer à l'adresse: www.qp.gov.bc.ca/statreg .

Vous pouvez en acheter une copie au bureau des publications de la Couronne:

Crown Publications Queen's Printer
521, Fort Street
Victoria, BC, V8W 1E7
Téléphone : 250-387-2432
Télécopieur : 250-387-1120
www.crownpub.bc.ca

Notez que les renseignements fournis sont extraits du document du Ministry of Finance, BC Registry Services, retrouvé sur le site Internet www.fin.gov.bc.ca/registries/corppg/forms/reg20.pdf .

Fichier(s) joint(s)Taille
Name Request Form (PDF)115.96 Ko
(exemple) Statuts et règlements de l'Association des parents de l'école de la Vallée (PDF)20.4 Ko
Incorporation_of_a_BC_Society.pdf447.03 Ko